Groups & Events Agent - Rotterdam

Word Lid van de Crew als Senior Groups and Events Agent bij Room Mate Hotels!

Hoi, dit is Bruno! Welkom bij Room Mate Hotels! Op dit moment ben ik op zoek naar de vrolijkste Senior Groups and Events agent in Rotterdam om ervoor te zorgen dat al mijn reizigers volop van onze diensten genieten. 

Over Room Mate Hotels: We zijn niet zomaar een hotelketen; we zijn jouw thuis weg van huis, met ongeveer 1.500 knusse kamers verspreid over de meest opwindende steden zoals Madrid, Barcelona, Milaan, Istanbul en Amsterdam. Onze geheime saus? We behandelen onze gasten als vrienden, of "Room Mates," en laten ze zich thuis voelen met onze trendy ontwerpen, centrale locaties en ontbijt dat tot de middag wordt geserveerd (slaap uit, we hebben je gedekt!).

Wat is de Rol? We zijn op zoek naar een superster Senior Groups and Events Agent om ons team te versterken in het bruisende havengebied van Rotterdam. Stel je voor dat je werkt in een oude specerijenmagazijn, omringd door de geuren en kleuren van het oude oosten , met de prachtige architectuur van het Nederlandse Manhattan net buiten je raam. Klinkt droomachtig, toch?

FUNCTIEPROFIEL

Als Senior Groups & Events Agent ben jij samen met het team verantwoordelijk voor een stabiele, gestructureerde en commercieel gezonde Groups & Events afdeling. Jij combineert operationele regie met relatiebeheer en neemt een natuurlijke voortrekkersrol binnen het team.

Je werkt actief mee in het dagelijkse proces — je zit er middenin — maar je bewaart ook het overzicht. Jij zorgt voor duidelijke werkverdeling, consistente werkwijze en rust in de operatie.

Je bent het inhoudelijke aanspreekpunt voor collega’s en ondersteunt de Commercial Manager bij het bewaken van kwaliteit, continuïteit en commerciële scherpte.

Kort gezegd: jij brengt balans tussen energie en structuur.

TAKEN & VERANTWOORDELIJKHEDEN:

Teamcoördinatie & Werkstructuur

Jij bent de rustbrenger binnen het team. Als meewerkend senior zorg je ervoor dat alles soepel en gestructureerd verloopt, zelfs wanneer het druk is. Je bewaakt een logische werkverdeling en planning, waardoor iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer.

Wanneer de workload oploopt, signaleer je tijdig knelpunten en stem je dit af met de Commercial Manager. Je houdt het overzicht en zorgt ervoor dat prioriteiten helder blijven. Tegelijkertijd stimuleer je een consistente werkwijze en zorg je ervoor dat iedereen de systemen op een zorgvuldige en gedisciplineerde manier gebruikt.

Collega’s kunnen op je rekenen, zeker bij complexe aanvragen. Je begeleidt en ondersteunt waar nodig, en draagt bij aan hun ontwikkeling en zelfvertrouwen. Door jouw verbindende aanpak verloopt de samenwerking binnen het team soepel en professioneel.

Juist op de momenten dat de druk toeneemt, ben jij degene die het overzicht bewaart en rust brengt.

Procesregie & Dossierkwaliteit – De Structuurheld

In een wereld waar events in hoog tempo voorbij razen, ben jij degene die de rust bewaart. Terwijl aanvragen binnenstromen, zorg jij ervoor dat elke groeps- en eventaanvraag een duidelijke plek krijgt binnen een strak georganiseerde structuur. Geen chaos, geen losse eindjes — alleen overzicht.

Achter de schermen bouw jij aan sterke fundamenten. In Event Temple creëer je dossiers die niet alleen compleet zijn, maar ook tot in de puntjes kloppen. Elk detail heeft zijn plek, elk document is vindbaar. Daardoor kan iedereen vertrouwen op de informatie die jij vastlegt.

Je houdt continu de vinger aan de pols. Pipeline stages? Die staan scherp in jouw vizier. Opvolging gebeurt op tijd, zonder dat iemand hoeft te vragen waar iets blijft. Jij bent altijd een stap vooruit.

Wanneer het op contracten en commerciële afspraken aankomt, laat je niets aan het toeval over. Jij controleert, checkt en dubbelcheckt. Klopt alles? Is alles volledig? Dankzij jouw kritische blik ontstaan er geen verrassingen achteraf.

Fouten, onduidelijkheden of last-minute wijzigingen krijgen bij jou nauwelijks kans. Jij ziet ze aankomen voordat ze een probleem worden — en grijpt in nog vóór iemand anders ze opmerkt.

En als het moment daar is om af te ronden, zorg jij dat alles klopt tot op de laatste euro. Facturatie gebeurt correct en op tijd, zonder ruis of discussie. Ook externe inhuur en kostenstructuren houd jij strak in de gaten, zodat alles financieel helder blijft.

Voor jou is kwaliteit geen kwestie van geluk. Het is iets wat je elke dag opnieuw neerzet — bewust, precies en met volledige controle.

Operationele Afstemming – De Verbindende Schakel

Jij zorgt dat alles wat verkocht is, naadloos tot leven komt. Door heldere afstemming met Operations, F&B en Front Office weet iedereen precies wat er verwacht wordt en loopt elk event soepel.

Je bereidt function sheets zorgvuldig voor en controleert ze tot in detail, zodat er geen verrassingen ontstaan. Tijdens interne meetings breng je structuur en overzicht, en bewaak je dat alle afspraken kloppen — ook financieel.

Bij grote of complexe events ben je zichtbaar aanwezig en het aanspreekpunt voor zowel collega’s als klanten. Je ontvangt hoofdcontactpersonen en zorgt dat zij zich gehoord en welkom voelen.

Dankzij jouw scherpe coördinatie en betrokkenheid wordt elk plan vertaald naar een perfect uitgevoerd event.

Relatiebeheer & Accountontwikkeling – De Vertrouwenspartner

Jij bent het vaste aanspreekpunt voor een aantal key accounts en bouwt aan relaties die verder gaan dan één boeking. Door regelmatig contact en oprechte interesse zorg je voor vertrouwen en langdurige samenwerkingen.

Je ziet kansen binnen bestaande relaties en weet deze op een natuurlijke manier om te zetten in upsell en groei. Tijdens site inspections werk je samen met collega’s om klanten een sterke beleving te geven, en na afloop evalueer je events met een scherp oog voor verbetering en herhaalboekingen.

Met gerichte after sales blijf je zichtbaar en betrokken, waardoor je accounts zich blijven ontwikkelen. Jij combineert commercieel inzicht met oprechte aandacht — en juist die balans maakt jou een echte vertrouwenspartner.