Assistant front office manager - Amsterdam

Doel van de functie

De Assistant Front Office Manager is mede verantwoordelijk voor het coördineren en optimaliseren van de dagelijkse werkzaamheden aan de receptie, en fungeert als rechterhand van de Front Office Manager. In deze rol zorgt de assistent-manager ervoor dat de servicekwaliteit hoog blijft, wat bijdraagt aan een persoonlijke en gastgerichte ervaring. Als aanspreekpunt voor zowel gasten als het team, waarborgt de Assistant Front Office Manager een vlotte, efficiënte en gastvrije werking van de front office.

Dagelijkse werkzaamheden

Operationele taken

• Mede verantwoordelijk voor de voortgang van  collega’s door constante on-the-job trainingen

• Mede-verantwoordelijk voor de onboarding van nieuwe collega’s

• Toezicht houden op het controleren van no-shows en late annuleringen

• Controleren van de netheid en orde in de lobby en desk

• Behandelen van inkomende gastmail/reserveringen en collega’s hierbij begeleiden

• Conciërge gerelateerde taken uitvoeren en medewerkers hierin faciliteren.

• Verantwoordelijk voor correcte billing en dagelijkse cashflow

Administratie en communicatie

• Mede- verantwoordelijkheid voor de aankomstlijst

• Overdragen van belangrijke informatie aan de juiste collega’s

• Briefing begeleiden met de ochtend/avondploeg

• Verantwoordelijkheid voor de VIP/RG lijst en het correct uitdragen hiervan

• Contact houden met de nachtreceptionisten en het rooster

• Mede verantwoordelijk voor het rooster

Projecten

• Implementeren van verbeteringen in het gastcontact en serviceprocessen

• Meedenken aan en het uitbreiden van het VIP beleid en werkwijze

• Initiëren van kwaliteitsverbeteringsprojecten in samenwerking met andere afdelingen

Teamwerk en samenwerking

• Nauw samenwerken met F&B en housekeeping voor een optimale gastbeleving

• Regelmatige communicatie met andere afdelingen voor coördinatie van taken en het oplossen van problemen