OVEREENKOMST BIJ VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

1. Voor uitvoering van de Overeenkomst verstrekt Hotel in Motion B.V., hierna: “Opdrachtgever”, persoonsgegevens van betrokkenen aan werkgevers die vacatures op www.hotelprofessionals.nl (hierna: “HP.nl”) plaatsen, hierna: “Opdrachtnemer(s)”, dan wel wisselen Partijen persoonsgegevens met elkaar uit. Vervolgens verwerkt Opdrachtnemer deze persoonsgegevens waarbij hij zelfstandig de doeleinden en middelen van de verwerking bepaalt.

2. In het kader van de nieuwe regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming, de Algemene Verordening Gegevensbescherming, willen Partijen afspraken maken over de (eenzijdige) verstrekking of uitwisseling van persoonsgegevens van betrokkenen.

3. Ten behoeve van deze afspraken wordt een aantal begrippen uit de AVG gebruikt. Deze hebben de volgende betekenis:

• AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming.
• Uitvoeringswet: de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
• Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft. In het kader van de onderhavige afspraken betreft dit de sollicitanten die op de website van www.hotelprofessionals.nl solliciteren op een vacature die een Opdrachtnemer daar heeft geplaatst (hierna: “Sollicitant(en)”).
• Datalek: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
• Overeenkomst: de overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer op basis waarvan Opdrachtnemer tegen een jaarlijkse fee onbeperkt vacatures mag plaatsen op de website www.hotelprofessionals.nl met als doel om vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar te brengen.
• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, die Opdrachtnemer in het kader van uitvoering van de Overeenkomst verwerkt.
• Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen in het kader van de Overeenkomst met betrekking tot Persoonsgegevens, of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen.

4. Partijen stellen allereerst vast dat Partijen ten behoeve van de Overeenkomst weliswaar met elkaar samenwerken maar dat Opdrachtnemer bij de uitvoering van de Overeenkomst ‘verwerkingsverantwoordelijke’ is in de zin van de AVG. Opdrachtnemer verwerkt zelfstandig de verstrekte persoonsgegevens voor door hem te bepalen eigen doeleinden. Voor deze verwerking van persoonsgegevens door Opdrachtnemer bestaat geen verplichting een verwerkersovereenkomst tussen Partijen te sluiten.

5. Als verwerkingsverantwoordelijke is Opdrachtnemer verplicht zorg te dragen voor een correcte uitvoering van de AVG, de Uitvoeringswet alsmede alle andere relevante wetgeving.
Opdrachtnemer is in hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke onder meer:

• gehoudende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen te treffen die nodig zijn om te voldoen aan de AVG. Eventuele kosten die gemaakt worden om een inbreuk op de beveiliging van betreffende Persoonsgegevens op te lossen, komen voor rekening van Opdrachtnemer als verwerkingsverantwoordelijke;
• te allen tijde verantwoordelijk voor alle handelingen van derden die hij tijdens de uitvoering van zijn werkzaamheden inschakelt. Gelijk als voor eigen werkzaamheden, is Opdrachtnemer verplicht ervoor zorg te dragen dat deze derden de AVG strikt naleven. Opdrachtnemer is aansprakelijk en verantwoordelijk indien een derde niet conform de AVG handelt.
• Opdrachtnemer is verplicht om de Autoriteit Persoonsgegevens tijdig te informeren als door toedoen van hem of door hem ingeschakelde derde een Datalek wordt veroorzaakt;
• Gehouden de Betrokkene in de zin van de AVG te informeren waar hij terecht kan met vragen en uitoefening van rechten ten aanzien van de verwerkingen door Opdrachtnemer.

6. Ten behoeve van uitvoering van de Overeenkomst ontvangt Opdrachtnemer de volgende persoonsgegevens van Sollicitanten die op HP.nl solliciteren op een vacature van Opdrachtnemer:

• Contactgegevens Sollicitant (voornaam, achternaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• CV
• Korte motivatie voor de vacature waarop de Sollicitant solliciteert

7. Als de Sollicitant solliciteert op een vacature op de website van HP.nl wordt hij geïnformeerd dat die gegevens rechtstreeks worden doorgegeven aan de betreffende Opdrachtnemer en in de portal van die Opdrachtnemer terechtkomen. Deze gegevens blijven 4 maanden in de portal beschikbaar en worden vervolgens automatisch verwijderd, of zoveel eerder als de Sollicitant daarom verzoekt. Opdrachtgever acht deze 4 maanden redelijk, omdat het gebruikelijk is dat de gegevens van een sollicitant die de functie niet krijgt, uiterlijk 4 weken na einde van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Aangezien Opdrachtgever geen zicht heeft op (de duur van) de sollicitatieprocedure tussen Opdrachtnemer en Sollicitant, acht Opdrachtgever voornoemde bewaartermijn van 4 maanden redelijk. Opdrachtnemer heeft een eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van het bewaren van persoonsgegevens van Sollicitanten en dient in beginsel uit te gaan van de volgende richtlijnen: verwijderen persoonsgegevens 4 weken na einde sollicitatieprocedure en maximaal 12 maanden bij toestemming van de Sollicitant.

8. Opdrachtnemer zal de Persoonsgegevens van de Sollicitanten niet voor andere of verdergaande doeleinden gebruiken dan redelijkerwijze nodig is ter uitvoering van de Overeenkomst, tenzij (1) Partijen hiertoe andersluidende schriftelijke afspraken maken of (2) Opdrachtnemer zelfstandig bij Betrokkene een andere grondslag heeft verkregen tot het verwerken van persoonsgegevens. Opdrachtnemer mag de ontvangen persoonsgegevens enkel verrijken met zelfstandig bij Betrokkene opgevraagde persoonsgegevens als dit noodzakelijk is bij de uitvoering van de overeengekomen dan wel wettelijke vastgelegde doeleinden.

9. De Opdrachtnemer informeert de Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging, doch uiterlijk binnen 24 uur, zodra hij kennis heeft genomen van Datalek. Deze kennisgeving aan Opdrachtgever geschiedt per e-mail via info@hotelprofessionals.nl. Opdrachtnemer is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor een tijdige melding van een Datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Communicatie richting de Betrokkene over een Datalek zal altijd geschieden in overleg.

10. De Opdrachtnemer informeert de Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging, doch uiterlijk binnen 24 uur, over ieder verzoek en/of iedere klacht van de Autoriteit Persoonsgegevens of een Betrokkene ten aanzien van de Persoonsgegevens die worden gebruikt bij het uitvoeren van de Overeenkomst. Deze kennisgeving aan Opdrachtgever geschiedt per e-mail via info@hotelprofessionals.nl.

11. Indien de Overeenkomst tussen de Opdrachtnemer en de Opdrachtgever eindigt, zal de Opdrachtnemer ervoor zorgdragen dat alle door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verstrekte persoonsgegevens worden geretourneerd aan Opdrachtgever of met instemming van Opdrachtgever worden vernietigd, tenzij Opdrachtnemer een gerechtvaardigd belang heeft voor langere verwerking van die persoonsgegevens bijvoorbeeld vanwege een lopende sollicitatieprocedure, of wanneer een dwingendrechtelijke bepaling aan vernietiging in de weg staat.

12. Indien de Opdrachtnemer dan wel een door Opdrachtnemer ingeschakelde derde in strijd handelt met de AVG, de Uitvoeringswet en/of relevante wet- en regelgeving op het gebied van bescherming van Persoonsgegevens, dan zal de Opdrachtnemer de Opdrachtgever vrijwaren tegen aanspraken van derden ter zake.

13. De Opdrachtnemer informeert de Opdrachtgever binnen 24 uur over ieder rechterlijk bevel, dagvaarding, wettelijke verplichting of anderszins verplichting tot het delen van Persoonsgegevens met derden. Deze informatieverstrekking geschiedt per e-mail via info@hotelprofessionals.nl.

GEHEIMHOUDING

14. Partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze bekend te maken – inclusief via kanalen van sociale media – of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt.

15. Partijen zullen de onder hen werkzame personen of door hen ingeschakelde derden verplichten deze geheimhoudingsplicht na te leven. Partijen zijn daarbij verplicht om zijn personeel dan wel door hen ingeschakelde derden een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.

16. Partijen hebben het recht om ingeval van overtreding van de voorgaande leden door de andere partij en/of de voor die partij werkzame personen en/of door die partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden of op te zeggen, mits de overtreding zodanig ernstig is dat deze een dergelijke maatregel geacht wordt te rechtvaardigen. Elke opschorting dan wel ontbinding of opzegging geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.

17. Schending van de geheimhoudingsplicht in dit artikel door Opdrachtnemer of derde(n) geeft Opdrachtgever het recht een onmiddellijk opeisbare boete bij Opdrachtnemer in rekening te brengen van 10.000 euro per gebeurtenis en met een maximum van 100.000 euro, onverminderd het recht van Opdrachtgever op schadevergoeding indien en voor zover de schade het bedrag van de in rekening gebrachte en van de Opdrachtnemer ontvangen boete overschrijdt.

18. Schending van de geheimhoudingsplicht door Opdrachtgever tegenover Opdrachtnemer geeft Opdrachtnemer het recht een onmiddellijk opeisbare boete bij Opdrachtgever in rekening te brengen van 10.000 euro per gebeurtenis en met een maximum van 100.000 euro, onverminderd het recht van Opdrachtnemer op schadevergoeding indien en voor zover de schade het bedrag van de in rekening gebrachte en van de Opdrachtgever ontvangen boete overschrijdt.