Meeting & Events Coordinator - Rotterdam

Jij houdt van plannen, organiseren en het creëren van onvergetelijke momenten en je staat te popelen om daar je werk van te maken. Als Meeting & Events Coordinator zet je je eerste stappen in de wereld van evenementen. Je ondersteunt bij het organiseren van uiteenlopende bijeenkomsten, van vergaderingen tot meerdaagse events en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Denk aan het boeken van vergaderruimtes, schakelen met leveranciers en het begeleiden van klanten bij hun specifieke wensen. Je werkt samen met ervaren collega’s die je begeleiden waar nodig, maar je krijgt ook al snel zelf verantwoordelijkheden. Jij bent degene die het overzicht houdt, oog heeft voor detail en meerdere dingen tegelijk kan regelen zonder de focus te verliezen. 

Deze functie is perfect voor iemand die aan het begin van zijn of haar carrière staat in de hospitality- of evenementenbranche en zich wil ontwikkelen door écht mee te draaien in de praktijk. Je leert door te doen – in een team dat graag met je meedenkt en je helpt groeien. 

Over ons: 

Haven Hotel, Curio Collection by Hilton –voormalig mainport hotel- (5 sterren) en het DoubleTree by Hilton Rotterdam Centre (4 sterren) vormen samen het grootste hotel in Rotterdam en een van de grootste in de Benelux, met 480 kamers en 1000m² evenementenruimte. Gelegen aan de oevers van de Maas, bieden de kamers een prachtig uitzicht op de skyline van Rotterdam. Beide hotels worden momenteel getransformeerd en zullen in 2025 onderdeel worden van de Curio Collection by Hilton en DoubleTree by Hilton. 

Functieomschrijving: 

In deze veelzijdige functie ben jij verantwoordelijk voor de soepele uitvoering van onze evenementen, van het eerste klantcontact tot de afronding achteraf. Je schakelt moeiteloos tussen operationele taken en klantgerichte service, en draagt bij aan een vlekkeloze beleving voor onze gasten. Jouw takenpakket bestaat onder andere uit: 

• Planning en coördinatie: Je zorgt dat alle logistieke aspecten van een evenement perfect geregeld zijn. Van zaalindeling en audiovisuele ondersteuning tot catering en decoratie – alles klopt tot in de details. 

• Klantcommunicatie: Je hebt regelmatig contact met opdrachtgevers om hun wensen scherp te krijgen, verwachtingen te managen en hen tijdens het hele proces goed geïnformeerd te houden. 

• Locatiebeheer: Je regelt de reservering van vergaderruimtes en evenementenlocaties en houdt toezicht op het gebruik van de faciliteiten. 

• Ondersteuning op de dag zelf: Tijdens het evenement ben jij aanwezig als aanspreekpunt. Je houdt het overzicht, anticipeert op vragen en lost eventuele issues direct op. 

• Budgetbewaking: Je helpt mee om kosten bij te houden en zorgt dat het event binnen budget blijft. 

• Administratie: Je stelt draaiboeken, event orders en contracten op, en verwerkt alle relevante informatie overzichtelijk voor collega’s en klanten. 

• Gastvrijheid op maat: Je zorgt dat alles voor de gasten geregeld is – van kamerreserveringen en vervoer tot speciale verzoeken. 

• Wet- en regelgeving: Je houdt rekening met alle relevante veiligheidsvoorschriften en wettelijke kaders. 

• Evaluatie en opvolging: Na afloop verzamel je feedback, evalueer je samen met de klant en rond je de administratieve afhandeling af. 

• Rooms only-events: Je ondersteunt ook bij eenvoudige boekingen, zoals vergaderruimtes zonder aanvullende services. 

Wat zoeken wij?

Wij zoeken een energieke en leergierige starter die graag de handen uit de mouwen steekt en energie haalt uit het organiseren van vlekkeloze evenementen. Jij bent proactief, hebt oog voor detail en schakelt soepel tussen verschillende taken en contactmomenten. Je staat stevig in je schoenen, denkt in oplossingen en hebt een natuurlijke gastvrijheid in je houding. 

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende: 

• Je hebt een afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur in hospitality, eventmanagement of toerisme. 

• Je bent communicatief sterk en klantgericht – je begrijpt snel wat een klant nodig heeft en weet dit goed te vertalen naar de uitvoering. 

• Je bent stressbestendig, georganiseerd en kunt goed multitasken. 

• Je beheerst zowel Nederlands als Engels goed, in woord en geschrift. 

• Je werkt graag samen, maar bent ook zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid. 

Wat bieden wij? 

Een uitdagende rol binnen twee prestigieuze hotels in het hart van Rotterdam, waar je samenwerkt met een toegewijd en professioneel team. Je krijgt de kans om te groeien, met volop mogelijkheden voor ontwikkeling en een competitief salaris dat bij jouw ervaring past. Wij bieden je:  

• 25 vakantiedagen;  

• Reiskostenvergoeding bij een minimale afstand van 10 km;  

• Hilton GO-reiskorting en 50% korting op F&B binnen de Hilton Family;  

• Kortingen in meer dan 8000 hotels wereldwijd;  

• Cycas Savings + travel discounts in alle hotels binnen het portfolio;  

• Begeleiding en trainingsmogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.  

Klaar om jouw organisatietalent in te zetten bij het realiseren van evenementen die écht indruk maken? Grijp deze kans om onderdeel te worden van een professioneel en enthousiast team dat samenwerkt aan succesvolle bijeenkomsten van begin tot eind. 

Solliciteer vandaag nog via de sollicitatieknop en ontdek hoe jij het verschil kunt maken als Meeting & Events Coordinator!