Nieuw

Cluster Groups, Conference & Events Planning Coördinator - Den Haag

Hilton The Hague Den Haag

Fulltime
MBO/HBO
0 - 1 jaar ervaring
Taal: EN / NL
Operationeel
Banquet sales / Reserveringen

Solliciteren

Ben jij een organisatietalent met een passie voor hospitality en het creëren van onvergetelijke evenementen?
Vind je het leuk om alle details samen te brengen en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, vanaf het eerste gesprek tot het laatste afscheid? Dan is de functie van G,C&E Planning Coordinator wellicht de perfecte volgende stap voor jou.

Als GC&E Planning Coordinator maak je deel uit van ons Groups, Conference & Events (GC&E) Team en werk je voor onze drie clusterhotels in Nederland. In deze dynamische functie ben je verantwoordelijk voor de planning en coördinatie van uiteenlopende vergaderingen, groepsverblijven en evenementen.

Vanaf het moment dat een evenement is bevestigd, ben jij een belangrijk aanspreekpunt voor onze klanten. Je luistert naar hun wensen, vertaalt deze naar gedetailleerde eventafspraken en werkt nauw samen met de operationele teams om ervoor te zorgen dat aan ieder detail wordt gedacht.

Met jouw oog voor detail, commerciële instelling en passie voor hospitality zorg je ervoor dat onze klanten en gasten uitstekende service ontvangen. Tegelijkertijd signaleer je kansen om hun evenement nog succesvoller te maken.

Ben jij klaar om jouw passie voor evenementen te combineren met jouw organisatietalent binnen een internationale hotelomgeving? Dan kijken wij ernaar uit om jou te verwelkomen in ons GC&E Team!

Wat ga je doen?

Plannen, coördineren en organiseren van vergaderingen, groepsverblijven, conferenties en evenementen.
Fungeren als een belangrijk aanspreekpunt voor klanten gedurende het gehele planningsproces en zorgen voor professionele, vriendelijke en tijdige communicatie.
Luisteren naar de wensen van onze klanten en deze vertalen naar gedetailleerde eventafspraken.
Opstellen en verspreiden van Banquet Event Orders (BEO's), wijzigingen, dagelijkse overzichten en andere relevante eventdocumentatie.
Coördineren van kamerlijsten, vergaderruimtes, boekingen en andere eventgerelateerde details.
Nauw samenwerken met de operationele afdelingen om een goede overdracht en succesvolle uitvoering van ieder evenement te waarborgen.
Organiseren en leiden van BEO-meetings met de operationele afdelingen van het hotel.
Voeren van pre-conference meetings met klanten en interne teams voorafgaand aan evenementen.
Verwelkomen van klanten en eventorganisatoren in het hotel en ervoor zorgen dat zij zich gedurende het gehele evenement goed verzorgd voelen.
Voeren van Take5-meetings met organisatoren na afloop van evenementen om feedback te verzamelen en klantrelaties verder te versterken.
Actief signaleren en creëren van upsellingmogelijkheden tijdens de planningsfase.
Ondersteunen van het G,C&E Sales Team bij site inspections en, wanneer nodig, zelfstandig verzorgen van site inspections voor klanten die zonder afspraak binnenkomen.
Coördineren van interne evenementen en ondersteunen bij de verkoop en planning van kleinere externe evenementen.
Controleren van aanbetalingsfacturen en betalingen en ervoor zorgen dat deze volledig en tijdig worden ontvangen.
Zorgdragen voor een correcte en volledige verwerking van alle benodigde informatie in de relevante systemen.
Opstellen van rapportages, statistieken en andere administratieve documentatie.
Ondersteunen, trainen en begeleiden van trainees binnen de G,C&E-afdeling.
Deelnemen aan sales- en marketingactiviteiten, afdelingsoverleggen en relevante trainingen.
Opbouwen en onderhouden van goede relaties met collega's van alle hotelafdelingen en actief bijdragen aan een positieve en professionele werkomgeving.

Wie zoeken wij?

Je hebt een passie voor hospitality, evenementen en het creëren van onvergetelijke gastenervaringen.
Je bent sterk georganiseerd, werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail.
Je bent communicatief sterk en vindt het leuk om relaties op te bouwen met klanten en collega's.
Je bent proactief en oplossingsgericht en weet ook binnen een dynamische omgeving het overzicht en de rust te bewaren.
Je kunt meerdere evenementen, prioriteiten en deadlines tegelijkertijd beheren.
Je beschikt over commercieel inzicht en herkent van nature mogelijkheden voor upselling en het maximaliseren van omzet.
Je werkt graag samen met verschillende afdelingen en bent een echte teamplayer.
Je neemt verantwoordelijkheid en voelt je comfortabel bij het nemen van beslissingen binnen jouw verantwoordelijkheidsgebied.
Je hebt ervaring binnen hospitality, evenementen of een vergelijkbare werkomgeving. Ervaring binnen Groups, Conference & Events is een pré.
Je communiceert uitstekend in het Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Nederlands spreken is een pluspunt.
Je bent flexibel en bereid om, wanneer de operatie daarom vraagt, op verschillende momenten te werken.

Wat bieden wij jou?

Naast werken in een internationale en inspirerende hospitalityomgeving bieden wij jou:

Een fulltime contract binnen een dynamische en internationale werkomgeving.
Ruime mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
Een persoonlijk ontwikkelingsplan en coaching om jouw ambities verder vorm te geven.
Diverse trainingen en doorgroeimogelijkheden binnen Hilton.
Reiskostenvergoeding vanaf 5 kilometer.
Maaltijden tijdens werktijd.
Jaarlijkse teamuitjes, kwartaalbijeenkomsten en een groot Team Member-feest.
De mogelijkheid om deel te nemen aan lokale community- en duurzaamheidsprojecten.
Korting op hotelovernachtingen wereldwijd via het GoHilton-programma.
50% Team Member-korting op Food & Beverage binnen Hilton Worldwide-hotels.
Een salaris conform de Horeca CAO, schaal VI. Het startsalaris binnen deze schaal bedraagt € 2.645,47.

Hoe is het om voor Hilton te werken?

Hilton is een van de meest toonaangevende hospitalitybedrijven ter wereld, met een portfolio van hotels en resorts in uiteenlopende segmenten. Al meer dan een eeuw verwelkomt Hilton gasten met uitstekende service, hoogwaardige faciliteiten en onvergetelijke ervaringen.

Onze visie, "to fill the earth with the light and warmth of hospitality," verbindt ons wereldwijd. Onze Team Members staan hierbij centraal en vormen de sleutel tot ons succes.

Als G,C&E Planning Coordinator krijg je de kans om deze visie iedere dag tot leven te brengen. Door de ideeën van onze klanten te vertalen naar zorgvuldig geplande evenementen, nauw samen te werken met jouw collega's en onvergetelijke ervaringen voor onze gasten te creëren, speel je een belangrijke rol in het succes van ons GC&E Team.

Ben jij klaar om de volgende stap in jouw carrière te zetten als G,C&E Planning Coordinator? Solliciteer dan nu en word onderdeel van ons gepassioneerde team!

Solliciteren